Cara Membuat Struktur Organisasi di Smartart hingga Hp

cara membuat struktur organisasi

JAKARTA - Cara membuat struktur organisasi dimulai dengan memahami fungsi utamanya, yaitu mengatur dan menghubungkan bagian agar kerja optimal.

Setiap anggota diberi tugas dan tanggung jawab sesuai posisinya dan wajib mengikuti aturan yang berlaku. Struktur ini penting untuk memperjelas jalur kerja dan pembagian jabatan dalam organisasi. 

Jika kamu sedang berencana membuat struktur organisasi dan merasa bingung, jangan khawatir, kamu bisa mempelajari tips serta contoh yang tepat di bawah ini. 

Baca Juga

Kemenkes Dorong Komite Bersama untuk Pemerataan Layanan Kesehatan

Sebelum itu, simak dulu penjelasan singkat mengenai struktur organisasi agar lebih paham cara membuat struktur organisasi dengan benar.

Pengertian Struktur Organisasi

Secara garis besar, struktur organisasi adalah sebuah diagram yang menggambarkan rantai komando, hubungan pekerjaan, tanggung jawab, batas pengawasan, serta pimpinan organisasi sebagai kerangka kerja yang membagi, mengelompokkan, dan mengkoordinasikan tugas secara formal. 

Struktur ini berfungsi untuk menjelaskan peran setiap individu dalam organisasi. Selain itu, dengan adanya struktur organisasi, jabatan, wewenang, dan tanggung jawab tiap anggota tidak akan saling tumpang tindih.

Jenis Struktur Organisasi

Agar kamu lebih paham tentang struktur organisasi, penting juga untuk mengetahui berbagai jenis struktur organisasi. Berikut ini adalah tipe-tipe struktur organisasi yang perlu kamu kenali.

Struktur fungsional

Jenis struktur ini juga dikenal sebagai struktur organisasi birokrasi yang membagi perusahaan berdasarkan spesialisasi tenaga kerja. 

Struktur ini umum diterapkan oleh banyak bisnis kecil hingga menengah dengan membagi perusahaan menjadi departemen seperti pemasaran, penjualan, dan operasi.

Struktur divisi atau multidivisional

Struktur ini sering ditemukan pada perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis. Disebut juga struktur divisi atau multidivisional, di mana perusahaan membentuk tim kepemimpinan berdasarkan produk, proyek, atau anak perusahaan yang mereka kelola.

Struktur flatarchy

Struktur ini sering dipakai oleh banyak startup. Sesuai dengan namanya, struktur flatarchy meratakan hierarki dan rantai komando, serta memberikan otonomi yang besar kepada karyawan. 

Perusahaan yang menggunakan struktur ini cenderung memiliki kecepatan dalam pelaksanaan tugas dan pengambilan keputusan.

Struktur matriks

Struktur matriks melibatkan pembagian karyawan yang bekerja di bawah beberapa atasan, divisi, atau departemen sekaligus. 

Contohnya, seorang karyawan di perusahaan dengan struktur matriks mungkin bertugas di bidang penjualan sekaligus layanan pelanggan.

Fungsi Struktur Organisasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi penting dari pembentukan struktur organisasi.

Memberikan Kejelasan Tanggung Jawab

Setiap anggota dalam organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi berperan untuk menjelaskan secara jelas tanggung jawab tersebut agar tidak terjadi tumpang tindih antara jabatan dan kewajiban anggota.

Menjelaskan Kedudukan dan Koordinasi Antar Anggota

Struktur organisasi membantu memperjelas posisi dan kedudukan setiap anggota dalam organisasi. Dengan begitu, bagan struktur ini memudahkan alur komunikasi yang baik dan koordinasi antar anggota berjalan lancar. 

Hal ini bertujuan menghindari kesalahpahaman sehingga seluruh pekerjaan bisa dilakukan dengan efektif. 

Selain itu, struktur organisasi juga menjadi dasar untuk menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan komunikasi antar jabatan, sehingga jalur komunikasi menjadi tertata dengan rapi dan jelas.

Menunjukkan Jalur Hubungan Anggota

Struktur organisasi juga berfungsi untuk memperlihatkan jalur hubungan antar anggota secara jelas. 

Dalam menjalankan tugas, setiap anggota harus terlihat posisinya dengan jelas agar pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan memberikan manfaat bagi seluruh anggota organisasi.

Sebagai Pengendalian dan Pengawasan

Fungsi lain dari struktur organisasi adalah sebagai alat pengendalian dan pengawasan. Jabatan yang lebih tinggi dapat mengawasi dan mengendalikan anggota yang berada di bawahnya. 

Hal ini juga bertujuan untuk menilai dan mengevaluasi kinerja setiap anggota, memastikan mereka menjalankan tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya dengan baik.

Cara Membuat Struktur Organisasi

Setelah memahami fungsi dan contoh struktur organisasi, kamu bisa mencoba beberapa langkah yang efektif dalam cara membuat struktur organisasi berikut ini.

Membuat Struktur Organisasi di Word dengan SmartArt

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat struktur organisasi menggunakan Microsoft Word:

• Buka aplikasi Microsoft Word.
• Setelah halaman terbuka, pilih tab Insert dan klik SmartArt.
• Pilih kategori Hierarchy untuk membuat struktur organisasi.
• Tentukan template struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhanmu.
• Klik OK untuk memasukkan template ke dalam dokumen.
• Template struktur organisasi akan muncul di dokumen Word, lalu kamu bisa mengisi sesuai dengan hirarki yang ada dalam organisasi.

Membuat Struktur Organisasi di Word dengan Shape

Langkah-langkah membuat struktur organisasi secara manual menggunakan Shape di Word adalah sebagai berikut:

• Buka menu Insert, kemudian pilih Shapes dan klik Text Box.
• Buat kotak teks secara manual dengan menarik dan menggeser mouse hingga membentuk kotak atau persegi panjang.
• Untuk mengubah warna kotak, gunakan menu Format.
• Masukkan teks ke dalam kotak yang telah dibuat.
• Susun kotak-kotak tersebut sesuai dengan struktur organisasi secara manual.
• Untuk menghubungkan kotak, kembali ke menu Insert, pilih Shapes, lalu pilih bentuk garis.
• Gabungkan semua elemen yang sudah dibuat dengan fitur Group agar menjadi satu kesatuan.

Membuat Struktur Organisasi di PowerPoint

Berikut cara untuk membuat struktur organisasi di PowerPoint:

• Buka aplikasi PowerPoint.
• Pilih tab Insert dan klik SmartArt.
• Pada kategori Hierarchy, pilih template struktur organisasi yang diinginkan.
• Klik OK untuk memasukkan template ke dalam slide.
• Struktur organisasi yang sudah dipilih akan langsung muncul di slide PowerPoint, siap untuk diisi dengan data organisasi.

Membuat Struktur Organisasi di Excel

Berikut adalah langkah-langkah membuat struktur organisasi menggunakan Microsoft Excel:

• Buka Microsoft Excel.
• Setelah terbuka, tekan CTRL + A lalu kecilkan lebar kolom agar tampilan lebih rapi.
• Tempatkan lembar kerja di posisi tengah layar.
• Mulailah mengisi dengan nama jabatan, kemudian gabungkan sel menggunakan Merge Cells.
• Pilih satu kotak jabatan, klik Borders, lalu pilih Outside Borders atau All Borders untuk memberi garis tepi.
• Hubungkan kotak-kotak tersebut menggunakan garis dengan cara memilih Insert, lalu Shapes, kemudian pilih Line.
• Buat kotak dengan memanfaatkan fitur Borders sesuai kebutuhan.
• Ulangi proses menggambar garis dengan menggunakan fitur Shapes dan Line untuk melengkapi hubungan antar kotak.
• Selesaikan pembuatan bagan struktur organisasi sesuai dengan hierarki yang diinginkan.

Membuat Struktur Organisasi di Canva

Kalau kamu merasa membuat struktur organisasi dengan Microsoft Office kurang menarik, Canva bisa jadi pilihan untuk hasil yang lebih berwarna dan variatif. Berikut ini langkah-langkahnya:

• Buka browser di laptop, pastikan terhubung dengan internet.
• Kunjungi situs Canva dan masuk ke akunmu, atau buat akun baru jika belum punya.
• Pada kolom pencarian, ketik ‘struktur organisasi’ lalu tekan enter.
• Akan muncul berbagai template yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan struktur organisasi.
• Jika ingin membuat secara manual, pilih template kosong di tab sebelah kiri.
• Template struktur organisasi yang dipilih akan muncul di dokumen Canva, siap untuk diedit.

Membuat Struktur Organisasi di HP

Untuk membuat struktur organisasi lewat HP, ikuti langkah berikut:

• Buka aplikasi Microsoft Word di smartphone-mu. Jika belum ada, kamu bisa mengunduhnya lewat Google Play Store.
• Pilih Blank Document, lalu klik ikon segitiga di pojok kanan bawah dan pilih Insert.
• Pilih fitur Shapes untuk mulai membuat struktur organisasi.
• Atur posisi dan desain bagan sesuai kebutuhanmu, kamu bisa menambah kotak, tulisan, serta mengubah gaya bentuk masing-masing bagan.
• Struktur organisasi yang kamu buat akan langsung tampil di layar HP-mu.

Membuat Struktur Organisasi di Lucidchart

• Buka situs Lucidchart melalui browser sebagai langkah cara untuk membuat struktur organisasi secara online.
• Mulailah dengan masuk menggunakan akun Lucidchart, jika belum memiliki akun, kamu perlu mendaftar terlebih dahulu.
• Setelah berada di halaman dashboard Lucidchart, mulai cara untuk membuat struktur organisasi dengan memilih menu Templates.
• Pada kolom pencarian template, ketik Organization Chart lalu tekan Enter untuk mencari.
• Setelah menemukan, pilih template bagan yang ingin dipakai, misalnya Company Structure Diagram, kemudian klik Open Template.
• Ganti semua teks yang ada di bagan dengan klik dua kali pada tulisan yang ingin diganti, lalu ketik teks baru sesuai kebutuhan.
• Untuk mengubah jenis, ketebalan, ukuran, atau warna huruf, blok teks tersebut dan gunakan menu yang tersedia di bagian atas layar.
• Jika perlu menambahkan kotak baru, klik salah satu kotak bagan, tekan Ctrl + C, lalu Ctrl + V untuk menyalin dan menempel kotak serupa.
• Untuk menghapus elemen bagan atau garis yang tidak diperlukan, klik kanan pada elemen tersebut lalu pilih Delete.
• Atur posisi kotak dan garis penghubung dengan cara drag and drop agar tampilan lebih rapi.

Untuk menyimpan hasilnya, cara untuk membuat struktur organisasi ini dilakukan dengan mengklik menu File, kemudian pilih Export dan tentukan jenis file yang diinginkan, seperti PNG. Setelah itu, tekan tombol Download di pojok kanan bawah.

Sebagai penutup, memahami langkah dan tips yang tepat akan memudahkan kamu dalam cara membuat struktur organisasi yang efektif dan sesuai kebutuhan perusahaan atau timmu.